Nisan 2017

FİRMA BAŞVURU – KAYIT / ONAY

Satınalma yapan firmalar, web sitelerine ekleyebilecekleri link ile tedarikçilerini, kendi logolarının bulunduğu, kişiselleştirilmiş Pratis kayıt ekranlarına yönlendirebilmektedirler.
Tedarikçi firmalar Pratis başvuru sayfasında; Gerçek, Tüzel veya Kamu olmak üzere, firma tiplerini zorunlu olarak seçebilmektedirler.
Satınalma yapan firmaların web sitelerinde bulunan link kanalı ile erişim sağlayarak, Pratis genel kayıt sürecini tamamlayan tedarikçi firmalar, sonrasında firmaların tedarikçilerini ön elemeden geçirmek için oluşturdukları özel başvuru formlarını yanıtlayabilmekteler.
(Kayıt/Onay Modülü ile gerçekleştirilebilmekte)
Kayıt/Onay Modülü ile başvuru yapan tedarikçiler, soru setleri altında listelenen kategorileri seçerek, başvuru onayından sonra alıcı firmanın kategoriler ile ilişkilendirdiği davetli şablonlarına otomatik olarak eklenebilmektedirler.
(Kayıt/Onay Modülü ile gerçekleştirilebilmekte)
Kayıt/Onay Modülünde, alıcı firmanın oluşturduğu formdaki sorulara puan ataması yapılarak, tedarikçiler cevapları doğrultusunda puanlanabilmektedir.
(Kayıt/Onay Modülü ile gerçekleştirilebilmekte)

İHALE SÜRECİ

Pratis’te kayıtlı olan firmalar, vergi numaraları ile aratılarak, ihale ve teklif toplamalara davet edilebilmektedir.
Davetli şablonlarında firma adı ile arama yapılarak, tedarikçi firmanın hangi şablon listesinde bulunduğu görüntülenebilmektedir.
Alıcı firmanın iletmiş olduğu ihale kategorileri firma özelinde tanımlanabilmekte. Alıcı firma kullanıcısının ihale oluştururken seçtiği kategori sayesinde, ilişkilendirilmiş olan Davetli Şablonları otomatik olarak listelenmektedir.
Bununla birlikte, ihale oluşturulurken seçilen kategoriler ile kategori bazlı ihale raporları alınabilmekte, hangi kategorilerde ne yoğunlukta pazarlık yapıldığı takip edilebilmektedir.
İhaleye katılım teyidini Hayır olarak belirten davetli firmaların, ihaleye katılamama nedenleriyle ilgili gerekçelerini sistem üzerinden bildirmeleri zorunlu hale getirilmiştir.
İhalede hedef fiyat belirtilmesi durumunda, teklif monitöründeki bir kolonda hedef fiyatlar da görüntülenebilmektedir.
İhale sırasında gönderilmiş/alınmış olan mesajlar, ihalenin yeni turlarında da görüntülenebilmektedir.

ONAY SÜRECİ

Pazarlık onay sürecinde, silinen ya da eklenen güncellemeler için, firma kullanıcısının notlarını ekleyebileceği açıklama alanları bulunmaktadır. Bununla birlikte; ihale açılışına kadar gerçekleşen tüm onay ve reddedilme süreçlerinin tarihçesi, onay tarihçesinde gösterilebilmektedir.
Tutar bazında çalışan kazandırma onayının yanı sıra, hedef fiyat ile kazandırma fiyatı arasında bulunan artı yöndeki fark sistem tarafından hesaplanıp; kazandırma işlemi için tanımlanmış hiyerarşi çerçevesinde belirlenmiş kullanıcılara onaya gönderilmektedir.

SİPARİŞ SÜRECİ

Firma ayarı ile tanımlanan zorunlu sipariş planı sayesinde; Gereksinim ve İşe Başlama tarihinin yanı sıra, tedarikçiler tarafından iletilebilecek Teslim Tarihi alanı da zorunlu hale getirilebilmekte. Bununla birlikte tedarikçiler, sipariş planını girebildiği sayfadan sipariş teyidini de verebilmekteler.
Oluşturulan siparişlerdeki teslim tarihlerine istinaden, teslim edildi bilgisi gelmemiş olan siparişleri kalem bazlı olarak renklendirilerek mal kabul takibi yapılabilmektedir.
Sipariş teslim tarihleri sipariş bazlı olarak günlük kontrol edilerek, tarihleri geçen siparişler için satın almacıya uyarı maili gönderilmektedir.
Bununla birlikte; teslim süresi geciken siparişler için, firma ayarı ile tanımlanmış hiyerarşi çerçevesinde, firma yöneticilerine de bilgilendirme yapılabilmektedir.
(Firma ayarı ile yapılabilmekte)
Tedarikçi firmalar, kendilerine sistem üzerinden iletilen siparişlerde; kargo firması, takip numarası, takip linki ve gönderim tarihi alanlarını kapsayan kargo bilgilerini, kalem bazında doldurabilmekteler.
Sistem üzerinde kategori bazlı onay adımları tanımlanabilmekte bununla birlikte; pazarlık sipariş ve katalog sipariş onaylarında, sipariş görüntüleme ve sipariş işlemlerinde duran varlık bilgisi görüntülenebilmekte.

HATIRLATMA MAİLLERİ

Firma ayarı ile; kullanıcı onayında bekleyen belgeler sistem tarafından gönderilen mailler ile kullanıcılara hatırlatılabilmekte.
İhale sonuçlandığında talep sahibine iletilen bilgilendirme mailinde; kazanan / kaybeden kalemler sayfası ile, dışa aktararak alınabilen teklif karşılaştırma tablosu linki de gönderilmektedir.
(Talep Modülü ile gerçekleştirilebilmekte)
Kullanıcılar tarafından oluşturulan ihalelerde, ihale açılış tarihinde veya belirtilmişse önizleme tarihinde, davetli firmalara mail ve sms ile bilgilendirme yapılmaktadır.
Pazarlıklara davet edilen firmalar; katılım teyit bilgilerini “Evet” / ”Hayır” seçenekleri yanı sıra, “Belli Değil” cevabı vererek de iletebilmektedir. “Belli Değil” cevabı veren firmalara, cevabını  “Evet” veya ”Hayır”  olarak güncelleyene kadar, sistem tarafından hatırlatma mailleri iletilmeye devam edecek.
İhale sahibi tarafından karara bağlama tarihi girilmiş ise, ihale statüsü kapandı/kazanan belirlenmedi  olarak güncellendiğinde, satınalmacıya karara bağlama tarihinden 1 gün önce 1 kere sistem tarafından karara bağlama ile ilgili hatırlatma maili gönderilmektedir.​

RAPORLAR

Kullanıcı bilgileri, unvan ve pozisyonlar, yetki ve iş akış bilgilerinin bulunduğu rapor, sistem yöneticileri tarafından alınabilmektedir.
Sistem üzerinden tedarikçiler ile gerçekleştirilen tüm mesajlaşmalar için mesajlaşma raporu alınabilmektedir.

ARAYÜZ 

Sistem arayüzünde sık kullanılan alanlarda, yenilikçi ve modern tasarım güncellemeleri ile Pratis kullanıcılarına işlemlerinde kolaylık sağlanması amaçlanmaktadır.
Pratis ekranlarında sayfa yenileme yapıldığında, ekran aynı konumda gelecek şekilde güncellenmekte. Hata ve Uyarı ya da İşlem Başarılı mesajlarında ise sayfa, mesajın olduğu alan olan yukarıda konumlanmaktadır.
İhaleler oluşturulurken, ihale açılış - kapanış tarih ve saatlerinin seçilebildiği alanlar yenilikçi bir tasarımla güncellenmiştir.
Dosya ekleme alanı yenilenmiştir. Bu yeni tasarım ile dosyalar çoklu yüklenebileceği gibi; sürükle bırak yöntemi ile de yükleme yapılabilmektedir. Bununla birlikte; yüklenen dosyaların isimlerine tıklanarak dosya isimleri için güncelleme imkanı sağlanmıştır.

ENTEGRASYON

Pratis - Outlook Entegrasyonu sayesinde, firmanın ya da yalnızca kullanıcıya ait olan tüm Önizleme ve Aktif statüdeki ihalelerin kapanış tarihleri, Outlook takvimine aktarılabilmektedir.
Yeni web servisleri geliştirilerek, firmaların mal kabul bilgilerini Pratis’e göndermeleri ve sipariş süreçlerini Pratis üzerinden takip etmeleri sağlanmaktadır.